В качеството си на администратор на лични данни, Сафет студио ЕООД има задължение да Ви информира какво да очаквате, когато обработва Вашата лична информация.
Прозрачност при обработване на информацията
I. Декларация относно политиката по защита на личните данни
1. С настоящият документ ръководството на Сафет студио ЕООД, осигурява съответствие със законодателството на ЕС и държавите-членки по отношение на обработването на личните данни и защитата на “правата и свободите” на лицата, чиито лични данни Сафет студио ЕООД събира и обработва съгласно Общия регламент за защита на данните (Регламент (ЕС) 2016/679).
2. В съответствие с Общия регламент към тази политика са описани и други релевантни документи, както и свързани процеси и процедури.
3. Регламент (ЕС) 2016/679 и тази политика се отнасят до всички функции по обработването на лични данни, включително тези, които се извършват относно лични данни на клиенти, служители, доставчици и партньори и всякакви други лични данни, които организацията обработва от различни източници.
4. Тази политика се прилага за всички клиенти, външни доставчици, и трети заинтересовани страни, както и от и за служители на дружеството. Всяко нарушение на Общия регламент ще бъде разглеждано като нарушение на трудовата дисциплина, а в случай че има предположение за извършено престъпление, въпросът ще се предостави за разглеждане в най-къс възможен срок на съответните държавни органи.
5. Партньори и трети лица, които работят с или за Сафет студио ЕООД, както и които имат или могат да имат достъп до личните данни, ще се очаква да се запознаят, разбират и да се съобразят с тази политика. Никоя трета страна не може да има достъп до лични данни, съхранявани от Сафет студио ЕООД, без предварително да е сключила споразумение за поверителност на данните, което налага на третата страна задължения, не по-малко обременяващи от тези, които Сафет студио ЕООД е поел, и което дава право на Сафет студио ЕООД да извършва проверки на спазването на наложените със споразумението задължения.
II. Задължения и роли по Регламент (ЕС) 2016/679
1. Сафет студио ЕООД е администратор на данни съгласно Регламент (ЕС) 2016/679.
2. Ръководството на Сафет студио ЕООД е отговорно за разработване и насърчаване на добри практики в областта на обработване на информация в дружеството.
3. Спазването на законодателството за защита на данните е отговорност на всички служители на администратора, които обработват лични данни.
4. Политиката за обучение на Сафет студио ЕООД (Политика за провеждане на обучение) определя специфичните изисквания за обучение и осведомяване във връзка с конкретните роли на служителите/работници на дружеството.
III. Принципи за защита на данните
Обработката на лични данни се извършва в съответствие с принципите за защита на данните, посочени в член 5 от Регламент (ЕС) 2016/679. Политиките и процедурите на Сафет студио ЕООД имат за цел да гарантират спазването на тези принципи.
1. Личните данни трябва да бъдат обработвани законосъобразно, добросъвестно и прозрачно
Законосъобразно – да идентифицира законна основа, преди да може да обработва лични данни. Те често са посочени като “основания за обработване”, например „съгласие“.
Добросъвестно – за да може обработването да бъде добросъвестно, администраторът на данни трябва да предостави определена информация на субектите на данни, доколкото това е практически възможно. Това важи независимо дали личните данни са получени директно от субектите на данни или от други източници.
Регламент (ЕС) 2016/679 увеличава изискванията за това каква информация трябва да бъде на разположение на субектите на данни, която е обхваната от изискването за “прозрачност”.
Прозрачност – Общият регламент включва правила относно предоставяне на поверителна информация на субектите на данни в членове 12, 13 и 14 от ОРЗД. Те са подробни и конкретни, поставяйки акцента върху това, че известията за поверителност са разбираеми и достъпни. Информацията трябва да бъде съобщена на субекта на данните в разбираема форма, като се използва ясен и разбираем език.
Съгласно изискванията на ОРЗД, Сафет студио ЕООД предоставя на субектите на данни законово изискваната информация във вид на Уведомление за поверително третиране на личните данни (Декларация за поверителност), както и Съобщение за условия за използване на бисквитки, достъпни чрез електронните страници на дружеството.
Специфичната информация, която дружеството предоставя на субекта на данните, включва като минимум: данни, които идентифицират администратора и данните за контакт на администратора и контактите на отговорното лице по защита на данните; целите на обработването, за което личните данни са предназначени както и правното основание за обработването; периода, за който ще се съхраняват личните данни; съществуването на следните права – да поиска достъп до данните, коригиране, изтриване (право „да бъдеш забравен“), ограничаване на обработването, както право на възражение срещу условията (или липсата на такива) във връзка с упражняването на тези права; категориите лични данни; получателите или категориите получатели на лични данни, където това е приложимо; където е приложимо, дали администраторът възнамерява да прехвърли личните данни към получател в трета страна и нивото на защита на данните; всякаква допълнителна информация, необходима да се гарантира добросъвестно обработване.
Данните, получени за конкретни цели, не се използват за цели, които се различават от тези, официално обявени като част от Регистъра на дейностите по обработване на данни (чл. 30 ОРЗД) на Сафет студио ЕООД. Процедура за прозрачност при обработката на лични данни определя съответните правила.
Ръководството на Сафет студио ЕООД извършва оценка на въздействието (оценка на риска), като взема предвид всички обстоятелства, свързани с операциите по управление или обработване на данни от администратора.
При определянето на това доколко уместно е обработването, Ръководството разглежда степента на евентуална вреда или загуба, която може да бъде причинена на физически лица (персонал, клиенти и др.), ако възникне нарушение на сигурността, както и всяка вероятна вреда за репутацията на администратора, включително евентуална загуба на доверие на клиентите.
При оценяването на подходящи технически мерки, лицата, отговорни за защита на данните разглеждат следното: Защита с парола; Автоматично заключване на бездействащи работни станции в мрежата; Антивирусен софтуер и защитни стени; Правата за достъп основани на роли; Защитата на устройства, които напускат помещенията на организацията, като лаптопи или други; Сигурност на локални и широкообхватни мрежи; Технологии за подобряване на поверителността, като например псевдонимизиране и анонимизиране; Идентифициране на подходящи международни стандарти за сигурност подходящи за администратора.
При оценяването на подходящите организационни мерки Ръководството взима предвид следното: Нивата на подходящо обучение в Сафет студио ЕООД; Мерките, които отчитат надеждността на служителите (атестационни оценки, препоръки и т.н.); Включването на защитата на данните в трудовите договори; Идентификация на дисциплинарни мерки за нарушения по отношение на обработването на данни; Редовна проверка на персонала за спазване на съответните стандарти за сигурност; Контрол на физическия достъп до електронни и хартиено базирани записи; Приемането на политика на „чисто работно място“; Съхраняване на хартия на базата данни в заключващи се стенни шкафове; Ограничаване на използването на портативни електронни устройства извън работното място; Ограничаване на използването от служителите на лични устройства на работното място; Приемане на ясни правила за създаване и ползване на пароли; Редовно създаване на резервни копия на личните данни и физическо съхраняване на носителите с копия извън офиса; Налагане на договорни задължения на организации контрагенти да предприемат подходящи мерки за сигурност при прехвърляне на данни извън ЕС.
Тези контроли са избрани въз основа на идентифицираните рискове за лични данни, както и потенциала за нанасяне на вреди, на лицата, чиито данни се обработват.
Регламент (ЕС) 2016/679 включва разпоредби, които насърчават отчетността и управляемостта и допълват изискванията за прозрачност. Принципът на отчетност в чл. 5, пар. 2 изисква от администратора да докаже, че спазва останалите принципите в ОРЗД и изрично заявява, че това е негова отговорност.
Сафет студио ЕООД доказва спазването на принципите за защита на данните чрез прилагане на политики по защита на данните, като се присъединява към кодекси за поведение, внедрява подходящи технически и организационни мерки, както и чрез приемане на техники по защита на данните на етапа на проектирането и защита на данните по подразбиране, оценка на въздействието върху защитата на личните данни, процедура за уведомяване за нарушаване на лични данни и т.н.
IV. Права на субектите на данни
V. Съгласие
VI. Сигурност на данните
VII. Разкриване на данни
VIII. Съхраняване и унищожаване на данните
IX. Трансфер на данни
Всеки износ на данни от рамките на ЕС към страни извън ЕС (посочени в Общия регламент като “трети страни”) са незаконни, освен ако няма подходящо “ниво на защита на основните права на субектите на данни.
Прехвърлянето на лични данни извън ЕС е забранено, освен ако не се прилагат една или повече от указаните гаранции или изключения:
Европейската комисия може да оцени трети страни, територия и/или специфични сектори в трети страни, за да прецени дали има подходящо ниво на защита на правата и свободите на физическите лица. В тези случаи не се изисква разрешение.Държавите, които са членки на Европейското икономическо пространство (ЕИП), но не и на ЕС, се приемат като отговарящи на условията за решение за адекватност.
Сафет студио ЕООД може да приеме одобрени задължителни корпоративни правила за прехвърляне на данни извън ЕС, когато е приложимо. Това изисква подаването им за одобрение до съответния надзорен орган.
Администраторът може да приеме утвърдени стандартни договорни клаузи за защита на данните при прехвърляне на данни извън Европейското икономическо пространство. Ако Сафет студио ЕООД приема стандартни договорни клаузи, одобрени от съответния надзорен орган, има автоматично признаване на адекватността.
При липса на решение за адекватност, задължителни фирмени правила и/или договорни клаузи, прехвърляне на лични данни в трета страна или международна организация се извършва само при едно от следните условия: субектът на данните изрично се е съгласил с предложеното прехвърляне, след като е бил информиран за възможните рискове от такива прехвърляния; предаването е необходимо за изпълнението на договор между субекта на данните и администратора или за изпълнението на преддоговорни мерки, взети по искане на субекта на данните; предаването е необходимо за сключването или изпълнението на договор, сключен в интерес на субекта на данните между администратора и друго физическо или юридическо лице; предаването е необходимо поради важни причини от обществен интерес; предаването е необходимо за установяването, упражняването или защитата на правни претенции; предаването е необходимо, за да бъдат защитени жизненоважните интереси на субекта на данните или на други лица, когато субектът на данните е физически или юридически неспособен да даде своето съгласие; предаването се извършва от регистър, който съгласно правото на ЕС или правото на държавите членки е предназначен да предоставя информация на обществеността и е достъпен за справка от обществеността по принцип или от всяко лице, което може да докаже, че има законен интерес за това, но само доколкото условията за справка, установени в правото на Съюза или правото на държавите членки, са изпълнени в конкретния случай.
X. Инвентаризация на данните
ДОПЪЛНИТЕЛНА ИНФОРМАЦИЯ КЪМ ПОЛИТИКАТА ЗА ЗАЩИТА НА ЛИЧНИТЕ ДАННИ
Регламент (ЕС) 2016/679 (Общ регламент за защита на данните) замества Директивата 95/46/ ЕО за защита на данните. Има пряко действие и предполага изменение в законодателството на страните -членки в областта на защитата на личните данни. Неговата цел е да защитава “правата и свободите” на физическите лица и да се гарантира, че личните данни не се обработват без тяхно знание, и когато е възможно, че се обработва с тяхно съгласие.
Материален обхват– настоящият регламент се прилага за обработването на лични данни изцяло или частично с автоматични средства, както и за обработването с други средства на лични данни, които са част от регистър с лични данни или които са предназначени да съставляват част от регистър с лични данни.
Териториален обхват – правилата на Общия Регламент ще важат за всички администратори на лични данни, които са установени в ЕС, които обработват лични данни на физически лица, в контекста на своята дейност. Ще се прилага и за администратори извън ЕС, които обработват лични данни с цел да предлагат стоки и услуги или ако наблюдават поведението на субектите на данни, които пребивават в ЕС.
„Лични данни” – всяка информация, свързана с идентифицирано физическо лице или физическо лице, което може да бъде идентифицирано („субект на данни”); физическо лице, което може да бъде идентифицирано, е лице, което може да бъде идентифицирано, пряко или непряко, по-специално чрез идентификатор като име, идентификационен номер, данни за местонахождение, онлайн идентификатор или по един или повече признаци, специфични за физическата, физиологичната, генетичната, психическата, умствената, икономическата, културната или социална идентичност на това физическо лице;
„Специални категории лични данни“ – лични данни, разкриващи расов или етнически произход, политически възгледи, религиозни или философски убеждения, или членство в синдикални организации и обработката на генетични данни, биометричните данни за уникално идентифициране на физическо лице, данни отнасящи се до здравето или данни относно сексуалния живот на физическо лице или сексуална ориентация.
„Обработване” – означава всяка операция или съвкупност от операции, извършвана с лични данни или набор от лични данни чрез автоматични или други средства като събиране, записване, организиране, структуриране, съхранение, адаптиране или промяна, извличане, консултиране, употреба, разкриване чрез предаване, разпространяване или друг начин, по който данните стават достъпни, подреждане или комбиниране, ограничаване, изтриване или унищожаване;
„Администратор” – всяко физическо или юридическо лице, публичен орган, агенция или друга структура, която сама или съвместно с други определя целите и средствата за обработването на лични данни; когато целите и средствата за това обработване се определят от правото на ЕС или правото на държава членка, администраторът или специалните критерии за неговото определяне могат да бъдат установени в правото на Съюза или в правото на държава членка;
„Субект на данните“ – всяко живо физическо лице, което е предмет на личните данни съхранявани от Администратора.
„Съгласие на субекта на данните” – всяко свободно изразено, конкретно, информирано и недвусмислено указание за волята на субекта на данните, посредством изявление или ясно потвърждаващо действие, което изразява съгласието му свързаните с него лични данни да бъдат обработени;
„Дете“ – Общият Регламент определя дете като всеки на възраст под 16 години, а съгласно националното законодателство всеки на възраст под 18 години. Обработката на лични данни на едно дете е законно само, ако родител, настойник или попечител е дал съгласие. Администраторът полага разумни усилия, за да провери в такива случаи, че притежателят на родителската отговорност за детето е дал или упълномощен да даде съгласието си.